Правила за организиране на събития в НБКМ
Чл. 1. (1) Националната библиотека "Св. св. Кирил и Методий" (НБКМ), гр. София, бул. „Васил Левски“ № 88, осъществява вътрешни и външни събития (конференции, семинари, кръгли маси, дебати, лекции, презентации, изложби, посещения на групи и др.), свързани с характера на дейността на библиотеката.
(2) На територията на НБКМ не се допуска провеждане на събития, организирани от политически партии, на предизборни събития и на събития, уронващи престижа на институцията (съгласно чл. 182, ал. 1 от Изборен кодекс).
(3) Събитията провеждани на територията на НБКМ се отразяват в календара и при преценка се публикуват на страницата на библиотеката и в социалните мрежи.
(4) Вътрешни събитията (организирани от НБКМ) и външни - организирани от представители на държавната власт - Президенство, НС, МК и други министерства и ведомства, са с приоритет и могат да отменят събитията на външни организации, дори когато те вече са потвърдени.
Чл. 2. Националната библиотека "Св. св. Кирил и Методий" разполага със следните помещения за провеждане на събития:
(1) Централно фоайе.
- Капацитет до 50 седящи места за гости.
- Възможност за осигуряване на видео, аудио и мултимедийно оборудване (с екран, телевизор).
(2) Фоайе втори етаж.
- Капацитет 100 седящи места за гости.
- Възможност за осигуряване на видео, аудио и мултимедийно оборудване (с екран, телевизор).
- Пиано.
(3) Зала "Тодор Боров".
- Капацитет 40 седящи места за гости.
- Възможност за осигуряване на видео, аудио и мултимедийно оборудване (с екран, стена, телевизор).
(4) Зала "История на книгата".
- Капацитет 40 седящи места за гости.
- Възможност за осигуряване на видео, аудио и мултимедийно оборудване (с екран, стена, телевизор).
- Класна стая с чинове.
- Пиано.
Чл.3. Провеждането на външни събития в помещението по чл. 2, ал. 1, при спазване на капацитета на залата, е само в случаите, когато се касае за събитие с национална значимост, важни годишнини, церемонии и др., които са имиджови за НБКМ.
Чл.4. (1) Заявление за провеждане на външни събития (Приложение 1 от настоящите правила) се подават в предходния месец, поне 2 седмици преди планираната дата за провеждане на мероприятието.
(2) За заявяване на събитие или групово посещение, организаторът изпраща официално писмо до директора на НБКМ по пощата на посочение в чл. 1 адрес или на имейл secretary@nationallibrary.bg, с копие до ПР отдела (pr@nationallibrary.bg; nationallibrary.pr@gmail.com).
(3) В писмото задължително се включва:
- пълно заглавие (тема) на събитието;
- дата, начален и краен час на провеждането му (НБКМ не поема събития, продължаващи повече от 2 часа);
- резервна дата за провеждане на събитието, като изборът ще бъде направен от НБКМ съобразно възможностите в календара;
- очакван брой посетители (съобразява се с капацитета на отделните помещения) и какви организации ще представляват те;
- списък с имената на участниците (по възможност), по азбучен ред;
- информация за програмата на събитието.
Чл.5. След положителен отговор на заявлението за провеждане на външно събитие на територията на НБКМ, екипът на Националната библиотека осигурява нужното съдействие, организация и логистика, като работи в тясно сътрудничество с организаторите при стриктно спазването на правилата.
Чл.6. (1) Преди началото на организацията за провеждане на събитието организаторът подписва декларация (Приложение 2), с което декларира, че се съгласява с условията на настоящите правила.
(2) Най-късно до 2 дни преди началото на събитието организаторът заплаща такса за организацията, съгласно ценоразписа на услугите в НБКМ.
(3) За осигуряване на озвучителната, аудио-визуалната апаратура и фотограф се заплаща допълнителна такса, съгласно ценоразписа на НБКМ.
Чл.7. Задължения на организаторите-заявители за провеждане на външни събития.
(1) Допълнително пренареждане на залата, в това число маси, столове, техника, знамена със стойки, банери и др., реденето и обслужване на кетъринг, се извършват от организаторите на събитието, като след приключването им организаторите са длъжни да подредят отново помещенията в първоначалния им вид.
(2) При приключване на събитието (не по-късно от заявения краен час) организаторите са длъжни да предадат използваните от тях пространства в същия вид, в който са ги получили.
(3) При провеждане на събития на територията на библиотеката, организаторите носят материална отговорност за нанесени от тях щети на помещението, инвентара и оборудването като възстановят разходите за своя сметка.
Чл.8. Домакинът е в правото си да откаже последващо искане за ползване на зала в НБКМ при проявено некоректно отношение от страна на организатора.
Чл.9. В случай на неспазване на настоящите правила, НБКМ е в правото си да прекрати провеждането на събитието.
Чл. 10. Организаторът може да направи дарение на библиотеката - екзампляри от представената на събитието книга, които библиотеката включва в списъците за книгообмен.
Чл.11. Ред за провеждане на външни събития:
(1) Събитията се провеждат в периода понеделник - петък: 9:30 - 20:00 ч. При определянето на началния и крайния час на събитието следва да се вземе предвид и необходимото време за монтаж на техника, подредба на залата, подготовка на кетъринг, както и времето за подредба на залата след приключване т.н.
(2) Когато събитието се провежда извън посочените интервали (понеделник - петък: 9:30-20:00 ч.) допълнителните разходи за осигуряване на почистване и охрана/гардероб, се поемат от съответната организация, отговорна за събитието.
(3) Организаторите на събития трябва да спазват етични норми за допустимост на шума по време организацията и провеждането на самото събитие, така че да не пречат на основната дейност на библиотеката.
(4) Във всички помещения в НБКМ и общите части пушенето вкл. и на електронни устройства е абсолютно забранено.
(5) Разполагането на плакати, пана с логото на организацията и всякакви рекламни материали става само след одобрение и със ссъдействието на екипа от ПР отдела на НБКМ.
(6) Не се допуска организирането на събития, за участие, в които се събира такса.